La dématérialisation domine tous les secteurs d'activité. Les avantages apportés par ces nouvelles solutions sont formellement étendus. De la maison au bureau administratif, la dématérialisation continue d'occuper une place très importante.
Processus de dématérialisation des factures
Le processus de conservation des documents n'est pas un processus en un clic. La dématérialisation des documents ne peut se passer de la numérisation, c'est l'acquisition de contenus. Une fois la numérisation effectuée, les documents au format papier ne seront plus utiles. Ils seront classés dans le dossier physique. La facture dématérialisée est ensuite convertie en facture électronique. Et cette opération se traduit par une facturation électronique. Cette première étape est essentielle pour la transformation des factures en PDF.
La facture informatisée sera ensuite identifiée pour vérifier son authenticité. La GED ou gestion électronique des documents conduit à la transformation des documents électroniques vers l'archivage électronique. Les factures sont envoyées aux archives de documents après les avoir converties au format PDF ou XML. Lorsque la facture est au format PDF, elle est dite non structurée ou non modifiable. Cela signifie que les factures des clients sont prêtes à être envoyées. Pour les formats XML, on parle de factures structurées. Ensuite, vous pouvez vous soumettre aux règles d'échange de données informatisées.
Au final, la facture est envoyée en une fraction de seconde à son destinataire par voie électronique. Et le duplicata de la copie est conservé dans le dossier. Cette conservation est nécessaire à la traçabilité.
La loi des factures électroniques
Mais avant d'émettre la facture, il est nécessaire de procéder à la signature électronique. Cette approche de la facturation numérique est incontournable pour authentifier la dématérialisation. Dans ce cas, le support papier de la facture doit être numérisé pour servir de justificatif. La facture portant la signature électronique doit être conforme au support papier numérisé. Ce processus s'appelle la dématérialisation fiscale. Les montants du taux à valeur ajoutée doivent être inscrits sur le document. Ceci est obligatoire pour prévenir et faciliter l'intervention de l'administration fiscale.
En revanche, des factures structurées peuvent être émises si elles respectent la charte d'échange de documents électroniques. De plus, lorsqu'ils suivent les normes EDI et portent également le taux de TVA, l'administration fiscale autorisera la poursuite du processus de négociation.
Outils de dématérialisation
Réaliser la dématérialisation des documents implique l'utilisation d'appareils numériques. Dans ce cas, le dispositif très spécifique de numérisation est indispensable pour numériser les supports papier. Il pourrait s'agir d'un scanner. Un ordinateur est nécessaire pour la lecture automatique des documents numérisés. Et, il faut se connecter à Internet pour échanger des factures informatisées par voie électronique. La dématérialisation est indissociable de ces outils informatiques.
Pour l'optimisation du processus d'échange de données, l'interopérabilité entre les programmes comptables est importante. Les solutions SaaS simplifient la transmission d'informations par email. Un logiciel en mode Saas est efficace pour gérer les factures fournisseurs. De même, un système intégré comme l'ERP est également rentable pour la gestion des factures clients. Ce logiciel est indispensable pour gérer et réduire les délais de paiement.
