La dématérialisation est devenue incontournable pour de nombreuses entreprises, quel que soit leur secteur d'activité. Les avantages de la mise en place d'un tel outil ne seront plus discutés. Pour ceux qui envisagent de recourir à ce type de solution, voici l'essentiel à savoir.
Pourquoi opter pour la dématérialisation des documents?
L'archivage des documents papier n'est pas toujours une tâche aisée pour les entreprises et c'est aussi pour faciliter leur traitement, mais aussi le stockage de tous leurs documents que la dématérialisation des documents a été créée. En plus de faciliter l'accès à la base de données de l'entreprise, la dématérialisation des documents permet une meilleure gestion documentaire et surtout la suppression totale du papier dans tous les processus de traitement des dossiers. La dématérialisation permet à la fois d'assurer les échanges de l'entreprise avec les salariés, mais aussi d'augmenter la productivité et de réduire son impact écologique. L'entreprise peut ainsi mieux gérer sa trésorerie, améliorer sa capacité d'investissement, améliorer son image et surtout gagner en notoriété auprès de ses collaborateurs (banques, fournisseurs, clients…).
Les avantages de la dématérialisation des documents
La dématérialisation des documents touche aussi bien les PTE, les PME que les multinationales. Ses atouts sont aussi divers que variés, à commencer par l'amélioration des processus de facturation, de l'édition des factures à leur conception et livraison. A cela s'ajoute la réduction des coûts, notamment d'impression, de classement, de papier et d'enveloppes, mais aussi d'affranchissement. Avec la mise en place de l'automatisation des processus de facturation, les coûts de traitement des factures et les coûts de suivi sont également réduits et les risques d'erreur et de fraude sont définitivement éliminés.
Le processus de traitement des factures (production, expédition, validation) est également simplifié et l'entreprise maîtrise mieux la confidentialité de ses envois. En fait, le traitement des factures numériques est plus rapide que le traitement des factures papier. Le suivi de l'expédition et de la réception des factures est simplifié, réduisant les risques de retards de paiement et de litiges. Les délais de paiement sont également raccourcis, la traçabilité comptable est améliorée, les échanges sont plus sûrs et la gestion de la trésorerie de l'entreprise est optimisée. Les équipes n'ont plus à s'atteler à des tâches à faible valeur ajoutée et peuvent désormais effectuer des tâches qui contribuent mieux au développement de l'entreprise.
Quels sont les inconvénients?
Cependant, la mise en œuvre de la numérisation des documents peut rencontrer quelques obstacles pour certaines PTE et PME. En effet, le risque de fraude ne peut être exclu lors du passage des données sur le réseau. Les chiffres et informations, aussi confidentiels soient-ils, peuvent être modifiés sans que la société s'en aperçoive. Cependant, il existe des dispositifs de sécurité tels que le système d'archivage électronique ou la signature électronique qui permettent de sécuriser efficacement les documents numérisés. La mise en place de serveurs performants est également indiquée pour éviter les problèmes de stockage. Il est vrai que, parfois, il peut être coûteux d'acheter ce type d'équipement, mais le fait est que les avantages se feront sentir à long terme.
