Dans le secteur informatique, les pratiques deviennent rapidement obsolètes et laissent place à de nouvelles technologies plus performantes. Pour les entreprises souhaitant mettre en place un système de Gestion Electronique de Documents (GED), il est impératif de comprendre les avantages et les inconvénients de chaque solution avant de se lancer. Voici quelques conseils à garder à l'esprit.
Evaluer les performances du parc déjà installé
La première chose à faire est d'évaluer l'étendue de la base installée et de s'assurer que les solutions GED choisies peuvent être utilisées de manière intensive et restent adaptées à l'industrie. S'il ne répond plus aux besoins, alors on peut se tourner vers une GED plus mature et plus performante et on peut toujours demander au prestataire de mettre en place un service d'accompagnement en cas de panne.
Un outil GED développé par des éditeurs connus est tout de même plus intéressant qu'une application récente qui n'a pas eu le temps de se tester. On choisira aussi une solution qui pourra évoluer selon les besoins et s'adapter aux nouvelles pratiques, rien ne sert d'avoir un système GED qui deviendra vite obsolète. Idéalement, on privilégiera les logiciels avec une architecture pérenne (application mobile, solution cloud, etc.) qui perdure dans le temps et assure une bonne productivité.
Choisissez un système EDM flexible
Même si vous avez déjà mis en place un système d'encodage vidéo pour piloter la dématérialisation des factures en interne et installé des applications CRM ou ERP, vous pouvez toujours compléter votre infrastructure informatique existante avec une solution GED. Encore faudra-t-il s'assurer que la solution choisie est flexible et s'intègre dans l'infrastructure existante.
L'outil de GED doit pouvoir contribuer à optimiser l'installation existante et permettre de structurer et simplifier le traitement des documents à numériser. Par conséquent, les comptables devraient pouvoir accéder à tous les fichiers numériques de tous les systèmes d'exploitation de l'entreprise et vérifier plus efficacement la soumission des factures. En choisissant également d'opter pour une solution flexible et modulaire, nous pouvons toujours l'utiliser même si l'entreprise grandit et que le nombre d'utilisateurs passe de 10 à 50 du jour au lendemain. Devoir multiplier les installations GED ou opter pour une seconde solution plus performante engendrerait en effet des surcoûts.
Optez pour des solutions GED performantes
Enfin, lors du choix de votre solution GED, veillez à ne choisir que des logiciels performants, proposant par exemple une option cloud. Que ce soit d'un point de vue économique ou pratique, le Cloud permet un stockage efficace de tous les documents dématérialisés. S'il supporte 95% des fonctionnalités du système interne, alors c'est un logiciel efficace qui assurera une utilisation pertinente et pratique des données enregistrées.
Plus la solution GED est performante, plus elle répondra aux besoins de gestion documentaire de l'entreprise. Dans tous les cas, il faudra penser à investir dans une solution GED adaptée à votre activité et flexible au cas où il faudrait l'associer à une installation existante.
