Particuliers comme professionnels, tous doivent traiter une dizaine de documents par jour, le plus souvent au format numérique, alors que le monde connaît une incroyable transformation numérique.
Qui d'entre nous n'a jamais rencontré beaucoup de papiers volants? Qui d'entre nous n'a jamais perdu un document important à cause d'une erreur ou d'un manque d'organisation? Aujourd'hui, nous pouvons dire adieu à ce genre de problèmes liés au facteur humain, car la transition numérique dans le monde facilitera notre vie personnelle et professionnelle et nous fera également économiser du temps et de l'énergie.
Le fait que le monde évolue et change constamment nous oblige également à changer notre mode de vie et nos modes d'organisation afin de suivre le développement des nouvelles technologies.
Du papier au numérique, quels sont les avantages de cette transition?
Le passage du papier au numérique est devenu nécessaire pour plusieurs raisons, par exemple : Le volume de données qui augmente chaque jour et est de plus en plus difficile à gérer, ainsi que les économies que vous pourriez réaliser en supprimant les dépenses de papier, la gestion des imprimantes, etc.
Sans oublier le gain de temps dont vous bénéficierez puisqu'en utilisant le format numérique vous pourrez travailler rapidement et intelligemment à la fois.
A cela s'ajoute le fait que le format papier reste un format non protégé contrairement au format numérique qui s'avère plus sécurisé et que vous pouvez contrôler à votre guise.
Surtout, on peut dire que la révolution numérique est synonyme de révolution écologique puisqu'elle se met au service du développement durable, devenu une priorité mondiale.
Conseils pour naviguer dans la révolution numérique
Dans cet article, nous allons vous montrer quelques conseils pratiques pour rationaliser votre gestion de documents et transformer votre façon de travailler avec vos fichiers.
Une fois que vous avez numérisé tous vos documents (contrats, factures, bulletins ou autres), sachez que vous avez la possibilité de choisir le type de format à utiliser. Si vous souhaitez conserver le format de vos fichiers et/ou les diffuser, le format PDF est le plus recommandé compte tenu de ses nombreux avantages.
D'une part, le format PDF permet de conserver les différentes caractéristiques des documents lorsqu'ils sont imprimés ou visualisés, quel que soit le logiciel de visualisation utilisé. De plus, en utilisant ce type de format, vous garantissez la sécurité de votre contenu, qui devient inaltérable, et vous pouvez également renforcer la sécurité en ajoutant un mot de passe ou une signature numérique s'il s'agit de documents importants ou confidentiels.
En revanche, vos documents numériques peuvent contenir du texte ou du multimédia (photos, dessins, vidéos, sons, animations 3D) sans aucun problème.
Documents volumineux, que faire?
Si vous rencontrez des difficultés pour stocker ou transférer vos documents car jugés trop volumineux, il vous suffit de les compresser au lien suivant : https://www.sodapdf.com/fr/.
La compression a pour seul objectif de réduire la taille d'un fichier, c'est-à-dire son nombre de bits et cela grâce à un algorithme, sans affecter sa qualité. Une fois vos documents compressés, vous pouvez bénéficier d'une capacité de stockage accrue et de vitesses de transfert plus rapides tout en préservant la qualité de base de votre fichier.
