La gestion des notes de frais est facile au début, mais à mesure que votre entreprise se développe et que vous employez plusieurs personnes, cela peut devenir compliqué. Entre le nombre de notes de frais générées par vos collaborateurs et les demandes de remboursement qui s'accumulent, comment restez-vous organisé? Suivez le guide sur la gestion des notes de frais.
Une note de frais, c'est quoi?
Une note de frais représente la quittance d'une dépense engagée par le dirigeant ou le salarié à titre personnel, mais dans le cadre d'une mission professionnelle. C'est-à-dire qu'il s'agit d'une facture qui est faite pour être remboursée par l'entreprise. Bien entendu, la note de frais n'est valable que dans le cadre d'une dépense personnelle qui profite à l'activité de l'entreprise, qui soit justifiée et qui corresponde au modèle économique. Carte de lune. co est une solution de paiement qui s'adapte à tout type d'activité. Pratique, cette carte de paiement peut remplacer les notes de frais des salariés tout en vous permettant d'effectuer des achats et diverses dépenses d'entreprise.
Comment se faire rembourser ses notes de frais?
Généralement, vous pouvez vous faire rembourser vos frais professionnels de trois manières différentes :
Le remboursement des frais réels, qui consiste en le remboursement du montant exact des dépenses engagées, sous réserve de la présentation d'une facture en bonne et due forme.
Le remboursement forfaitaire, dont le barème est fixé par l'URSSAF. Ce système remplace le remboursement des frais réels et évite la maintenance des factures. Cependant, il n'est intéressant que pour les dépenses récurrentes.
La déduction fiscale personnelle vous permet de récupérer le montant des dépenses engendrées par la déduction fiscale pour frais professionnels. Elle s'applique à la rémunération de l'intéressé.
Comment faire une note de frais?
Pour rembourser correctement vos salariés, voici les règles à suivre :
Pour une note de restaurant
S'agissant d'une note de frais de restaurant que votre salarié a payée dans le cadre d'une mission professionnelle, vous devez exiger qu'une facture soit inscrite dans la note de frais et qu'elle soit conservée dans la comptabilité de l'entreprise avec une note précisant le motif alimentaire. et le nom de l'employé en question.
Pour une note d'hébergement
Le compte logement, qu'il soit en location ou en hôtel, est remboursé par l'entreprise si le salarié habite à plus de 50 kilomètres du lieu où il a séjourné. Comme test, la distance géographique est alors utilisée.
Pour les franchises kilométriques
Si pour des besoins d'entreprise vous ou vos collaborateurs devez utiliser votre véhicule personnel, vous avez le droit d'être remboursé par une indemnité forfaitaire pour frais kilométriques. Cela comprend le coût du carburant, de l'entretien et de l'usure de la voiture. La franchise kilométrique est estimée après chaque période selon un barème préalablement établi par l'administration.
Cependant, pour bénéficier de ces remises kilométriques, il est nécessaire de justifier du motif du déplacement durant la période mentionnée, du lieu du déplacement, du nombre de kilomètres et de la puissance fiscale du véhicule. Il convient également de noter que les employés ont droit à des primes kilométriques sur leurs déplacements si les transports en commun ne sont pas disponibles pendant leurs heures de travail.
